Verpflegungsmehraufwand-Rechner (Reisekosten) Deutschland
Der Verpflegungsmehraufwand Rechner zeigt die Pauschalen für volle Tage, An- und Abreise, Eintagesreisen und Ausland samt Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
Wozu es dient
Der Verpflegungsmehraufwand-Rechner ermittelt die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen: getrennt nach vollen Reisetagen, An- und Abreisetagen und Eintagesreisen über acht Stunden, gekürzt um gestellte Mahlzeiten und ergänzt um die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer.
Datenquellen & Parameter
Die folgenden Werte steuern diesen Rechner. Wir halten sie mit den aktuellen offiziellen Vorgaben im Einklang, und jedes Ergebnis wird bei jeder Änderung automatisch neu berechnet.
| Parameter | Wert | Quelle | Zuletzt aktualisiert |
|---|---|---|---|
| Verpflegungsmehraufwand im Inland: Pauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG | Tarifstaffel | gesetze-im-internet.de | Gültig ab 2026-01-01Am 05.09.2026 gegen § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG geprüft: 28 Euro für einen vollen Tag, 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Abwesenheiten über 8 Stunden. |
| Werbungskostenpauschale | 1.230 | gesetze-im-internet.de | Gültig ab 2026-01-01 |
Wir bemühen uns stets, für jede Variable die aktuellsten Daten zu verwenden, damit unsere Ergebnisse und Berichte so genau wie möglich sind. Dennoch sind Fehler möglich — verlassen Sie sich nicht allein auf dieses Tool oder seinen Bericht. Für Entscheidungen auf dieser Grundlage übernehmen wir keine Haftung.
Die Formel
Verpflegungspauschale = volle Tage × Satz voller Tag + An- und Abreisetage × Teilsatz + Eintagesreisen × Teilsatz − Kürzung für gestellte Mahlzeiten; Reisekostenabzug = Verpflegungspauschale + Übernachtungen × Übernachtungspauschale
So funktioniert es
Die drei Tagessätze für Inlandsreisen und die Übernachtungspauschale stehen in einer hinterlegten Parametertabelle und werden dort gepflegt. Der Rechner multipliziert jede Tagesart mit ihrem Satz und addiert die Übernachtungen. Für Auslandsreisen gilt die Ländertabelle des Bundesfinanzministeriums; sie ist nicht hinterlegt, deshalb werden Voll- und Teilsatz für das Reiseland eingegeben. Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten oder enthält die Hotelrechnung ein Frühstück, wird die Tagespauschale um einen Anteil des vollen Tagessatzes gekürzt; beide Anteile sind Eingaben, weil auch für sie kein Parameter existiert. Weil Werbungskosten erst oberhalb der Pauschale von 1.230 € wirken, wird die Steuerersparnis nur auf den Teil gerechnet, der diese Schwelle tatsächlich überschreitet.
Wo es verwendet wird
- Die Verpflegungspauschalen eines Reisejahres für die Steuererklärung zusammenrechnen
- Die Kürzung für gestellte Frühstücke und Hauptmahlzeiten korrekt abziehen
- Prüfen, ob die Reisekosten die Werbungskostenpauschale überhaupt übersteigen
Rechenbeispiel
Ein Außendienstmitarbeiter war im Jahr an 8 vollen Tagen unterwegs, hatte 4 An- und Abreisetage und 6 Eintagesreisen von mehr als acht Stunden, insgesamt also … Reisetage im Inland. Beim angewendeten Satz für einen vollen Tag von … ergeben sich … aus den vollen Tagen, … aus den An- und Abreisetagen und … aus den Eintagesreisen. Mahlzeiten wurden nicht gestellt, die Kürzung beträgt daher … und die Verpflegungspauschale …. Zusammen mit weiteren Werbungskosten von 1.000,00 € liegt er über der Pauschale, sodass bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent eine Steuerersparnis von … bleibt.
Der Verpflegungsmehraufwand Rechner zählt ein Reisejahr zusammen: volle Tage, An- und Abreisetage, Eintagesreisen über acht Stunden, Kürzungen für gestellte Mahlzeiten und, wo einschlägig, die Übernachtungspauschale. Am Ende steht der Betrag, den Sie steuerfrei erstattet bekommen oder als Werbungskosten geltend machen können.
Was der Verpflegungsmehraufwand Rechner ermittelt
Das Steuerrecht ersetzt die Mehrkosten für Verpflegung auf einer Dienstreise nicht nach Beleg, sondern mit einer Pauschale je Tag. Wie hoch sie ist, hängt allein von der Abwesenheitsdauer ab. Der Rechner liefert
- den Betrag je Tagesart, also getrennt für volle Tage, An- und Abreisetage und Eintagesreisen,
- die Summe vor und nach der Kürzung für gestellte Mahlzeiten,
- die Übernachtungspauschale für Fahrpersonal,
- den gesamten Reisekostenabzug,
- und die Steuerersparnis, gemessen an dem Teil, der die Werbungskostenpauschale übersteigt.
Die drei Tagesarten
Es gibt genau drei Fälle. Ein voller Tag liegt vor, wenn Sie 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend sind, also an den mittleren Tagen einer mehrtägigen Reise. Dafür gibt es im Inland 28 Euro. An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise erhalten 14 Euro, und zwar ohne jede Mindestabwesenheit: Wer erst am späten Abend anreist, bekommt den Satz genauso wie jemand, der frühmorgens losfährt. Der dritte Fall ist die Eintagesreise mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung, ebenfalls mit 14 Euro.
Alle drei Sätze für Inlandsreisen liegen als Parametertabelle hinter dem Rechner, gemeinsam mit der Übernachtungspauschale. Ändert der Gesetzgeber sie, ändert sich der hinterlegte Wert und keine Zeile Rechenlogik. Ihre aktuellen Beträge stehen in der Variablenliste unter dem Ergebnis.
Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten
Hier passieren in Reisekostenabrechnungen die meisten Fehler. Sobald der Arbeitgeber oder ein Dritter auf seine Veranlassung eine Mahlzeit stellt, wird die Tagespauschale gekürzt. Das gilt auch für ein Frühstück, das in der Hotelrechnung enthalten ist, selbst wenn es nicht gesondert ausgewiesen wird.
Zwei Besonderheiten sind wichtig. Erstens bemisst sich die Kürzung immer am vollen Tagessatz, auch an einem An- oder Abreisetag, an dem nur der niedrigere Satz gewährt wird. Zweitens kann die Kürzung die Pauschale bis auf null aufzehren, sie führt aber niemals zu einem negativen Betrag, der Rechner begrenzt sie entsprechend. Die beiden Kürzungsanteile für Frühstück und Hauptmahlzeit sind hier Eingabefelder, weil für sie keine eigene Parametertabelle existiert. Wer sie aus dem Gesetz übernimmt, trägt sie einmal ein und ändert sie nicht mehr.
Auslandsreisen und die Ländertabelle
Für Reisen ins Ausland gelten nicht die Inlandssätze, sondern länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jährlich in einem Schreiben veröffentlicht. Diese Tabelle umfasst mehrere hundert Zeilen, teils sogar einzelne Städte mit eigenen Sätzen, und ist im Rechner nicht hinterlegt. Statt einen erfundenen Durchschnitt anzusetzen, fragt der Rechner den Voll- und den Teilsatz Ihres Reiselandes ab. Sie entnehmen beide Zahlen dem aktuellen Schreiben und tragen sie ein.
Maßgeblich ist der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht haben. Bei reinen Flugtagen zählt das Land der Landung. Für die Übernachtungspauschale bleibt es dagegen beim hinterlegten Satz, weil sie nicht nach Ländern differenziert.
Erstattung durch den Arbeitgeber oder Abzug in der Steuererklärung
Für den Betrag gibt es zwei Wege. Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale, ist sie bis zur gesetzlichen Höhe steuer- und beitragsfrei und erscheint gar nicht erst im Bruttolohn. Zahlt er nichts oder weniger, machen Sie den nicht erstatteten Rest als Werbungskosten geltend.
Bei der Steuerersparnis rechnet der Rechner vorsichtig. Werbungskosten wirken sich erst aus, wenn sie die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro übersteigen, die das Finanzamt ohnehin von Amts wegen berücksichtigt. Wer im Jahr nur wenige Reisetage hat und keine weiteren Werbungskosten geltend macht, spart deshalb trotz korrekt berechneter Pauschale keinen einzigen Euro Steuern. Deshalb fragt der Rechner die weiteren Werbungskosten des Jahres ab und rechnet die Ersparnis nur auf den Teil, der die Schwelle tatsächlich überschreitet.
Ein Beispiel: Acht volle Tage ergeben 224 Euro, vier An- und Abreisetage 56 Euro und sechs Eintagesreisen 84 Euro, zusammen 364 Euro. Mit 1.000 Euro weiteren Werbungskosten liegen Sie 134 Euro über der Pauschale. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent sparen Sie 40,20 Euro. Wurde an fünf Tagen ein Frühstück gestellt, sinkt die Pauschale um 28 Euro auf 336 Euro.
Dreimonatsfrist und erste Tätigkeitsstätte
Zwei Regeln begrenzen den Anspruch und sind im Rechner bewusst nicht automatisiert, weil sie von Sachverhalten abhängen, die keine Zahleneingabe abbilden kann. Die erste ist die Dreimonatsfrist: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt die Pauschale nach drei Monaten. Unterbrechungen von mindestens vier Wochen setzen die Frist neu in Gang, unabhängig vom Grund der Unterbrechung.
Die zweite betrifft die erste Tätigkeitsstätte. Nur wer außerhalb von ihr tätig wird, ist auf Auswärtstätigkeit. Wo diese Stätte liegt, bestimmt in erster Linie die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Beschäftigte ohne feste Zuordnung, etwa im Außendienst oder im Fahrdienst, haben oft gar keine erste Tätigkeitsstätte, was den Anspruch deutlich ausweitet.
Was Sie aufzeichnen sollten
Belege für das Essen selbst braucht niemand, wohl aber einen Nachweis der Reise und der Abwesenheitszeiten. In der Praxis genügt eine schlichte Aufstellung je Reise mit Datum, Ziel, Anlass sowie Beginn und Ende der Abwesenheit, ergänzt um einen Vermerk, ob Mahlzeiten gestellt wurden. Wer das laufend führt, hat am Jahresende genau die Zahlen, die dieser Rechner abfragt, und muss den Kalender nicht rückwirkend rekonstruieren.
Ein Sonderfall lohnt die Erwähnung: Zahlt der Arbeitgeber mehr als die gesetzliche Pauschale, ist der übersteigende Teil nicht automatisch normal zu versteuern. Er kann bis zur Höhe der Pauschale pauschal versteuert werden und bleibt dann beitragsfrei in der Sozialversicherung. Diese Gestaltung liegt beim Arbeitgeber und ist im Rechner nicht abgebildet. Er ermittelt den steuerlich zulässigen Rahmen, nicht die betriebliche Abrechnungsvariante.
Abgrenzung zu anderen Reisekostenarten
Die Verpflegungspauschale ist nur einer von vier Blöcken der Reisekosten. Daneben stehen die Fahrtkosten, die tatsächlichen Übernachtungskosten nach Beleg und die Reisenebenkosten. Die Übernachtungspauschale in diesem Rechner ist ein Sonderfall des dritten Blocks und tritt an die Stelle einzelner Belege. Wer zusätzlich einen zweiten Haushalt am Arbeitsort führt, rechnet nicht nach Reisekostenrecht, sondern nach den Regeln der doppelten Haushaltsführung. Dafür gibt es auf dieser Seite einen eigenen Rechner, der die Verpflegungspauschale für die ersten drei Monate ebenfalls berücksichtigt.
Alle Ergebnisse sind eine Schätzung auf Basis der hinterlegten Parameter und Ihrer Eingaben und ersetzen keine steuerliche Beratung.
Über diesen Verpflegungsmehraufwand Rechner
Nutzen Sie diesen Verpflegungsmehraufwand Rechner, um sofort eine genaue Schätzung zu erhalten. Die Werte folgen den offiziellen Vorgaben (Gesetze im Internet) und werden für 2026 aktuell gehalten. Passen Sie die Eingaben oben an Ihre Situation an oder sehen Sie sich alle unsere Rechner an, um den nächsten Schritt zu planen.
Über diesen Verpflegungsmehraufwand Rechner
Nutzen Sie diesen Verpflegungsmehraufwand Rechner, um sofort eine genaue Schätzung zu erhalten. Die Werte folgen den offiziellen Vorgaben (Gesetze im Internet) und werden für 2026 aktuell gehalten. Passen Sie die Eingaben oben an Ihre Situation an oder sehen Sie sich alle unsere Rechner an, um den nächsten Schritt zu planen.
Tax year 2026
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gibt es überhaupt eine Verpflegungspauschale?
Brauche ich Belege für die Verpflegungspauschale?
Wie stark kürzt ein gestelltes Frühstück die Pauschale?
Gilt die Pauschale auch im Ausland?
Was ist die Dreimonatsfrist?
Was ist die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer?
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