Vrije ruimte WKR berekenen Nederland

Vrije ruimte berekenen binnen de werkkostenregeling

Wilt u de vrije ruimte berekenen binnen de werkkostenregeling (WKR), dan draait alles om uw totale fiscale loonsom en twee vaste percentages. Deze rekentool doet dat rekenwerk voor het belastingjaar 2026 in een oogopslag. U vult uw loonsom in en de tool laat direct zien hoeveel onbelaste vrije ruimte u heeft, opgesplitst in het deel tot 400.000 euro en het deel daarboven, plus het gemiddelde percentage over uw hele loonsom.

De vrije ruimte is het budget waarmee u als werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel kunt geven. Blijft u binnen dat budget, dan betaalt u geen loonheffing over die vergoedingen. Gaat u eroverheen, dan volgt een eindheffing van 80 procent over het meerdere. Juist daarom is het handig om vooraf te weten hoe groot uw vrije ruimte is.

Hoe de vrije ruimte in 2026 is opgebouwd

De vrije ruimte binnen de WKR wordt berekend als een percentage van de totale fiscale loonsom, maar dat percentage is niet overal gelijk. Er is een schijvenstelsel met twee tarieven. Over de eerste 400.000 euro van de loonsom bedraagt de vrije ruimte 2 procent. Over het deel van de loonsom dat boven 400.000 euro uitkomt, geldt een lager percentage van 1,18 procent.

De rekenregel is daarmee eenvoudig. U neemt het kleinste van uw loonsom en 400.000 euro, vermenigvuldigt dat met 2 procent, en telt daar 1,18 procent bij op over het bedrag boven 400.000 euro. De som van die twee delen is uw totale vrije ruimte. Ligt uw loonsom onder 400.000 euro, dan telt alleen het eerste deel mee en is uw vrije ruimte simpelweg 2 procent van de loonsom.

Doordat het hoge percentage alleen over de eerste schijf geldt, daalt het gemiddelde percentage naarmate uw loonsom groter wordt. Een klein bedrijf houdt effectief bijna 2 procent van de loonsom over als vrije ruimte, terwijl een groot bedrijf met een loonsom van meerdere miljoenen richting de 1,18 procent zakt. De tool toont dit gemiddelde percentage apart, zodat u ziet welk deel van uw loonsom u onbelast kunt besteden.

Wat telt mee als loonsom

Voor de berekening gebruikt u de totale fiscale loonsom: het gezamenlijke loon uit tegenwoordige dienstbetrekking van al uw werknemers over het jaar. In de loonadministratie is dit kolom 14 van de loonstaat. Het gaat dus om het loon van uw actieve personeel, inclusief bijvoorbeeld het reguliere salaris, vakantiegeld en bonussen die als loon zijn aangemerkt.

Loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioen- en VUT-uitkeringen, telt in de regel niet mee voor de vrije ruimte. Voor de meeste gewone werkgevers is dat onderscheid niet ingewikkeld, maar het is goed om te weten dat de basis de fiscale loonsom is en niet zomaar de som van alle bruto salarissen. Vult u een realistische loonsom in, dan geeft de tool een betrouwbare schatting van uw onbelaste ruimte.

Waarvoor gebruikt u de vrije ruimte

Binnen de vrije ruimte kunt u allerlei vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan uw werknemers geven. Denk aan een kerstpakket, een personeelsuitje, een kerstborrel buiten de deur, een cadeaubon of een vergoeding die niet onder een van de gerichte vrijstellingen valt. Zolang het totaal van deze zaken binnen de vrije ruimte blijft, hoeft u er geen loonheffing over af te dragen.

Belangrijk is het onderscheid met de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen. Bepaalde vergoedingen, zoals reiskosten tot het maximale bedrag per kilometer, opleidingen of een zakelijke telefoon, kennen een eigen gerichte vrijstelling en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. De vrije ruimte is er juist voor de vergoedingen en verstrekkingen die niet apart zijn vrijgesteld. Deze tool berekent de omvang van die vrije ruimte, niet welke posten u er precies in onderbrengt.

Wat gebeurt er bij overschrijding

Zodra het totaal van uw aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uitkomt, betaalt u over het meerdere een eindheffing van 80 procent. Die eindheffing is voor rekening van u als werkgever en drukt dus op uw eigen resultaat, niet op het nettoloon van uw werknemers. Bij een fors overschrijdingsbedrag kan die 80 procent flink oplopen.

Daarom is het verstandig om de vrije ruimte gedurende het jaar te bewaken. Door vooraf te berekenen hoe groot uw vrije ruimte is, weet u welk budget u onbelast kunt besteden en kunt u tijdig bijsturen. Merkt u dat u de grens nadert, dan kunt u een uitgave uitstellen, spreiden of anders vormgeven. De tool geeft u het startpunt: het exacte bedrag aan vrije ruimte dat bij uw loonsom hoort.

Een concreet voorbeeld

Stel, uw bedrijf heeft een totale fiscale loonsom van 500.000 euro. Over de eerste 400.000 euro rekent u met 2 procent, wat neerkomt op 8.000 euro. Over de resterende 100.000 euro geldt 1,18 procent, oftewel 1.180 euro. Bij elkaar is uw vrije ruimte dan 9.180 euro. Als aandeel van de hele loonsom is dat ongeveer 1,84 procent, precies tussen de twee schijfpercentages in.

Zou uw loonsom onder 400.000 euro blijven, bijvoorbeeld 250.000 euro, dan telt alleen de eerste schijf mee en is uw vrije ruimte 2 procent van 250.000 euro, dus 5.000 euro. Het gemiddelde percentage is dan gelijk aan het schijfpercentage van 2 procent. Speelt u met de loonsom in de tool, dan ziet u het gemiddelde percentage langzaam dalen zodra u de grens van 400.000 euro passeert, omdat het meerdere tegen het lagere tarief meetelt.

Dit voorbeeld laat zien waarom de omvang van uw loonsom bepalend is voor uw onbelaste budget, en waarom de verhouding tussen de twee schijven ertoe doet. Door verschillende bedragen in te vullen krijgt u snel gevoel voor de manier waarop de vrije ruimte meebeweegt met de loonsom.

Waar u op moet letten

De uitkomst is een berekening op basis van de percentages en de grens die voor 2026 gelden. De werkelijke ruimte die u benut, hangt af van welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als eindheffingsloon en welke onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Die keuzes maakt u in uw loonadministratie; de tool berekent alleen de omvang van de vrije ruimte zelf.

De percentages en de grens van de werkkostenregeling worden periodiek door de wetgever vastgesteld en kunnen wijzigen. Deze tool werkt met de cijfers voor 2026 en beheert die als parameter, zodat een aanpassing eenvoudig kan worden doorgevoerd. Hangt een beslissing af van het exacte bedrag, controleer de actuele regels dan bij de Belastingdienst of overleg met uw salarisadministrateur of adviseur.

Dit is algemene informatie om te plannen en te vergelijken, en vormt geen fiscaal advies.

Over deze tool: vrije ruimte berekenen

Vrije ruimte berekenen: gebruik deze tool voor een directe, nauwkeurige schatting. De cijfers volgen de officiële richtlijnen en worden bijgewerkt voor 2026. Pas de velden aan je situatie aan of bekijk al onze rekenmachines om je volgende stap te plannen.